Meeting-Protokoll
Erstelle das Meeting-Protokoll mit KI aus der Aufnahme
Whisperall nimmt die Sitzung auf oder transkribiert die Aufnahme. Jede Rede wird nach Person und Minute getrennt. Mit dieser Transkription erstellt der Assistent einen Entwurf des Protokolls mit Agenda, Beschlüssen und Verantwortlichen. Du überprüfst es, bevor du es zur Unterschrift weiterleitest.
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Wie es funktioniert
Nimm die Sitzung auf
Im Präsenzmodus zeichnet die App mit dem Mikrofon deines Computers auf. Bei Videokonferenzen nimmt der Virtuelle Modus den Ton des Anrufs auf. Du kannst auch eine Aufnahme hochladen.
Fordere den Entwurf an
Mit der Transkription in deiner Notiz gibst du dem Assistenten die Struktur des Protokolls und er erstellt es basierend auf dem Gesagten.
Überprüfe und leite zur Unterschrift weiter
Korrigiere, was nötig ist. Exportiere es als Word oder PDF und lass es seinen üblichen Weg gehen: Unterschriften, Archivierung und Versand.
Was muss ein Meeting-Protokoll enthalten
Das Protokoll ist die formelle Aufzeichnung einer Sitzung. Jede Organisation hat ihr eigenes Modell, aber fast alle enthalten:
- Ort, Datum und Uhrzeit des Beginns und des Endes
- Teilnehmer, Abwesende und das Quorum, falls deine Satzung dies vorschreibt
- Tagesordnung
- Zusammenfassung der besprochenen Punkte
- Beschlüsse mit Verantwortlichem und Frist
- Abstimmungen und deren Ergebnis, nur wenn sie stattfanden
- Unterschriften des Vorsitzenden und des Protokollführers
Zuerst die Sitzung als Text
Der Entwurf basiert auf der Transkription. Daher ist es ratsam, diese vorher gut zu bereinigen. Whisperall trennt jede Person nach ihrer Stimme, auch wenn sie dasselbe Mikrofon nutzen, und markiert die Minute jeder Rede. Da es Namen nicht erraten kann, gib jedem Sprecher einen Namen, damit das Protokoll angibt, wer was vorgeschlagen hat.
Danach der Entwurf
Bitte den Assistenten um das Protokoll mit der Struktur deiner Organisation. Zum Beispiel: „Erstelle das Protokoll dieser Sitzung mit Ort und Datum, Teilnehmern, Tagesordnung, Verlauf jedes Punktes und Beschlüssen mit Verantwortlichem und Frist.“ Wenn es Abstimmungen gab, sage es ihm, damit er jedes Ergebnis festhält. Nichts ändert sich in deiner Notiz, bis du den Text genehmigst.
Was dir bleibt
Whisperall spart dir das Schreiben, nicht die Überprüfung. Bestätige, dass jeder Beschluss genau sagt, was entschieden wurde. Wenn du dir unsicher bist, suche die Minute dieser Rede in der Transkription. Wenn das Protokoll rechtliche Gültigkeit hat, wie bei einer Versammlung von Gesellschaftern oder Eigentümern, befolge die Vorgaben deiner Satzung und des nationalen Rechts.
Häufig gestellte Fragen
Das hängt vom Land und der Formalität der Sitzung ab. In Spanien, Kolumbien, Peru oder Chile spricht man von Acta, und in Mexiko von Minuta. Das Protokoll ist in der Regel das formelle Dokument, das genehmigt und unterschrieben wird, während die Minutenzusammenfassung eine schnellere Zusammenfassung dessen ist, was besprochen und beschlossen wurde.
Ja, wenn du es ihm sagst. Sage ihm, welche Punkte abgestimmt wurden, und dass er jedes Ergebnis so festhält, wie es in der Sitzung gesagt wurde. Überprüfe die Zahlen vor der Fertigstellung des Protokolls anhand der Transkription.
Ja. Der Präsenzmodus zeichnet mit dem Mikrofon deines Computers auf und trennt die Personen nach ihrer Stimme. Die Sprecherbezeichnungen sind während der Aufnahme vorläufig und werden am Ende verfeinert. Stelle den Computer nah an die Sprecher.
Lade diese Datei hoch. Sie kann bis zu 10 Stunden und 5 GB groß sein. Whisperall transkribiert sie, wobei jede Rede getrennt ist. Danach forderst du das Protokoll genauso an wie bei einer live aufgezeichneten Sitzung.
Nein. Du exportierst das Protokoll als Word oder PDF und die zuständigen Personen unterschreiben es, wie es heute üblich ist.
Wenn du sie mit Whisperall aufnimmst, speichert dein Computer eine Kopie, standardmäßig für eine Woche. Für die Transkription wird das Audio in die Cloud gesendet. Wenn du eine Datei hochlädst, bleibt das Original-Audio mit deiner Notiz gespeichert, damit du es erneut anhören kannst.
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